Neuregelung zum Veranstaltungsort birgt Gefahr beim Abführen der Umsatzsteuer
Webinare, Online-Kongresse oder digitale Seminare mit internationalen Teilnehmern gehören in vielen Unternehmen zur Tagesordnung. Jedoch ist hier erhöhte Aufmerksamkeit geboten, denn zum 1. Januar 2025 trat eine Neuregelung im Umsatzsteuerrecht in Kraft, die den Leistungsort bei virtuellen Veranstaltungen neu festlegt. Insbesondere auf diejenigen Unternehmen, die digitale Veranstaltungen über Landesgrenzen hinweg anbieten, hat das Urteil Auswirkungen. Darauf weist die Münchener Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Linn Goppold hin, ein Mitglied im internationalen HLB-Netzwerk.
„Nach der neuen Regelung gilt für virtuelle Veranstaltungen nun jeweils der Ort, an dem der Leistungsempfänger ansässig ist, als Leistungsort“, erklärt Steuerberater und Kanzleipartner Carsten Ruder. „Bisher wurde in der Regel der Veranstaltungsort als Leistungsort angesehen wurde.“ Die Neuregelung betrifft sowohl B2B- als auch B2C-Geschäftsbeziehungen und muss bei der Rechnungstellung beachtet werden.
Beispiele:
Ein deutsches Unternehmen, das ein Webinar für Teilnehmer in Frankreich und Spanien anbietet, muss die Umsatzsteuer entsprechend den Regelungen der jeweiligen Teilnehmerländer berücksichtigen.
Bei einem Online-Kongress mit internationalem Publikum ergeben sich die steuerlichen Pflichten des Veranstalters aus den jeweiligen Regelungen der Wohnsitzstaaten der Teilnehmer. Hier ist eine differenzierte Betrachtung nötig.
Fehlerhaft gestellte Rechnungen eines Veranstalters können zu hohen Umsatzsteuernachzahlungen führen. Zudem können die Steuerbehörden der einzelnen Länder Zinsen und Bußgelder verhängen, wenn die Umsatzsteuer falsch oder nicht abgeführt wurde. „Fehler in der Rechnungsstellung oder steuerliche Versäumnisse können teuer werden und zudem das Vertrauen der Kunden nachhaltig schädigen“, warnt Ruder. Unternehmer, die virtuelle Veranstaltungen anbieten, sollten sich daher intensiv mit den neuen Regelungen sowie den Bestimmungen der Ansässigkeitsländer befassen und ihre internen Abläufe darauf anpassen.
Insbesondere sind folgende Punkte zu beachten:
Ermittlung des Leistungsortes: Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Wohnsitz oder Sitz des Leistungsempfängers korrekt erfasst wird. Dazu sind geeignete Dokumentations- und Nachweismethoden erforderlich, zum Beispiel durch die Prüfung von Rechnungsadressen.
Prüfung der lokalen Umsatzsteuerregelungen: Je nach Ansässigkeit der Teilnehmer können unterschiedliche Steuersätze und Meldepflichten gelten. Unternehmen sollten prüfen, ob sie sich in den jeweiligen Ländern steuerlich registrieren müssen.
IT- und Buchhaltungsanpassungen: Systeme zur Rechnungsstellung und Buchhaltung sollten so angepasst werden, dass sie die unterschiedlichen Steuersätze und Vorschriften automatisch berücksichtigen können. Die Nutzung von steuerspezifischer Software kann hier erhebliche Erleichterungen bringen.
Beratung in Anspruch nehmen: Gerade bei grenzüberschreitenden Umsätzen empfiehlt sich fachkundige Unterstützung, um Rechts- und Planungsfehler zu vermeiden.
Die Neuregelung zum Leistungsort bei virtuellen Veranstaltungen stellt Unternehmen zunächst vor neue Herausforderungen. „Unternehmen sollten die neuen Anforderungen gewissenhaft und umsetzen und sich gut informieren, um finanzielle Risiken zu minimieren und rechtliche Sicherheit zu erhalten“, rät Ruder.
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