Das Rechnungswesen in Europa wird digital. Ab dem 27. November 2020 werden in öffentlichen Verwaltungen und Behörden des Bundes Rechnungen über 1.000 nur noch im digitalen XRechnungs-Format oder alternativ im Format ZUGFeRD 2.1.1 (PDF-Datei mit integriertem XRechnung-XML-File) akzeptiert.
Eine Standard-PDF-Datei oder gar eine gedruckte Rechnung reicht hier nicht mehr aus.
Umfragen haben ergeben, dass viele Unternehmen die Umstellung auf den Versand einer digitalen XRechnung noch nicht realisiert haben. Der Grund: Wenn über den ERP-Anbieter Lösungen zur Erstellung von XRechnungen angeboten werden, sind diese oft kostspielig, umständlich und zeitintensiv in der Umsetzung. Auch müssen in den Unternehmen in der Regel nicht alle Rechnungen konvertiert werden, sondern nur die, die an eine Bundesbehörde verschickt werden. Canon bietet hier Lösungen zum Erstellen, Validieren, Versenden, Empfangen und Archivieren von XRechnungen an, die schnell, effektiv und preisgünstig sind.
Lösungen für jede Unternehmensgröße
Die Lösungen von Canon für XRechnungen sind skalierbar, sodass sie sowohl für kleine und mittelständische Betriebe als auch für große Unternehmen maßgeschneidert einsetzbar sind.
Die kleine Canon XRechnungs-Lösung ist eine Out-of-the-Box Solution, die nach kurzer Anpassung an die Kundenanforderung sofort durchstarten kann. Vorteil: Der Kunde hat über diese Variante zusätzlich die Möglichkeit, alle Dokumente und Informationen in seinem Unternehmen zu verwalten, sicher zu archivieren, eigene Workflows zu erstellen und vieles andere mehr.
Die große Canon XRechnungs-Lösung ist als Middleware Solution konzipiert und bietet Schnittstellen zu einer oder mehreren ERP- und Datenbanksystemen. So werden ausgehende Rechnungsinformationen aus dem ERP-System des Kunden übernommen, validiert, fehlende Informationen zur Erstellung einer XRechnung ergänzt und Felder entsprechend den XRechnungs-Vorgaben gewandelt. Die geprüfte Rechnung wird dann automatisch per Mail oder direkt an das entsprechende Portal des Bundes weitergeleitet. Gleiches ist auch mit eingehenden Rechnungen im XRechnungs-Format umzusetzen.
XRechnung ‒ nur ein Trend?
Unternehmen mit Kunden aus dem öffentlichen Sektor müssen ihren Workflow entsprechend zeitnah umrüsten, um weiterhin einen problemfreien Rechnungslauf garantieren zu können. „Da der neue Standard viele Vorteile mit sich bringt, wird die Umstellung auch für alle anderen Unternehmen im B2B Bereich zunehmend interessant und sich über kurz oder lang durchsetzen.“ prognostiziert Patrick Bischoff, Marketing Director Document Solutions bei Canon Deutschland. „Das gilt nicht nur für Deutschland, sondern für den gesamten europäischen Wirtschaftsraum“, so Bischoff weiter.
Im Vergleich zur Papierform können Dokumente in digitaler Form effizienter und sicherer bearbeitet, versendet oder archiviert werden. Doch Rechnungen, die als PDF-Datei in Empfang genommen werden, werden häufig noch ausgedruckt, geprüft, erneut digitalisiert und dann archiviert. In der öffentlichen Verwaltung soll im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung dieser Arbeitsaufwand nun minimiert und ein einheitliches System zur Rechnungsbearbeitung etabliert werden.
Die XRechnung ‒ das neue digitale Rechnungsformat
Die neue XRechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz im XML-Format, in welchem alle Daten eindeutig indiziert sind. Alle wesentlichen Rechnungsbestandteile wie beispielsweise Rechnungsnummer, Adresse oder Steuersatz können somit direkt ausgelesen, zweifelsfrei identifiziert und europaweit verarbeitet werden. Zwei Jahre nachdem die Umstellung auf elektronische Rechnungen in der EU-Kommission beschlossen wurde, tritt diese Regelung nun auf Bundesebene in Kraft und wird vorerst in öffentlichen Verwaltungen und bei Behörden verbindlich umgesetzt. Schrittweise wird die Umstellung auf XRechnung dann auch in den Ländern eingeführt.
Mit Canon sicher auf XRechnung umstellen
Da alle Bestandteile der Rechnung im neuen digitalen Format indiziert und automatisch auslesbar sind, wird die Bearbeitung von Rechnungen enorm beschleunigt. Die Prüfbarkeit der Daten wird zudem erleichtert, Fehlerquellen können schneller aufgedeckt werden und die Archivierung wird vereinfacht. Darüber hinaus wird der Cashflow verbessert, da sämtliche Zahlungsdaten direkt übernommen und verarbeitet werden können.
