Die britischen Unternehmen drängten darauf, den Blick nach Deutschland zu richten, um sich im Vorfeld gut vorzubereiten, da Faxen heute ein wichtiges IT-Tool ist
Die öffentlichen Telefonnetze (PSTN), die analogen Leitungen, die uns alle seit dem 19. Jahrhundert verbunden haben, werden abgeschaltet. Dieses Abschalten der alten Infrastruktur ist notwendig, um uns in das digitale Zeitalter zu führen. Während dieses Verfahren von Netzbetreibern und Telekommunikationsanbietern angeführt wird, sind Unternehmen laut eFax jedoch verpflichtet, sicherzustellen, dass sie nicht den Zugriff auf wichtige Kommunikationstools verlieren – einschließlich dem Fax.
Scott Wilson, Vice President, Sales & Service, eFax, erklärte: „PSTN ist für diesen Zweck nicht mehr geeignet. Die Wartung dieser Infrastruktur ist teuer, und die Technologie selbst ist nicht für die massiven Anforderungen geeignet, die unser digitales Leben an sie stellt. Darüber hinaus stehen neue, schnellere und besser ausgestattete Alternativen wie das Voice-over-Internet-Protokoll (VoIP) zur Verfügung.“
„Aber für diejenigen Unternehmen, die noch eine PSTN-Abschaltung durchlaufen, lohnt es sich zu überlegen, wo die Umstellung weniger erfolgreich war und wo diejenigen, die die Migration bereits abgeschlossen haben, Probleme hatten. So wurde beispielsweise das deutsche PSTN zwar weitgehend erfolgreich ausgeschaltet, aber man sah sich mit mehreren Problemen konfrontiert, die sich auf Fax und Sicherheit, Brandschutz und mehr auswirkten.“
„Es ist allzu einfach, anzunehmen, dass nur weil die meisten Menschen ein bestimmtes Tool oder einen Service nicht verwenden, auch niemand anderes dies tut. Faxe sind nach wie vor ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikationskanäle vieler Unternehmen. Wenn es jedoch um die Überwachung von Unternehmen geht, wird so etwas wie ein Fax häufig nicht angezeigt. Da es so lange auf die Telefonleitung angewiesen war, gehen viele Menschen, einschließlich der Entscheidungsträger, davon aus, dass es beim Ausschalten des öffentlichen Telefonnetzes einfach auf VoIP migriert. Selten wird berücksichtigt, dass Telefone und Faxgeräte nicht ein und dasselbe sind, sondern unterschiedliche Technologien, die dieselbe Infrastruktur nutzen“, fährt Wilson fort.
Während viele Unternehmen davon ausgehen, dass Fax und Telefon dasselbe sind, gibt es aber tatsächlich einige Unterscheidungsmerkmale, die IT-Abteilungen bei der Abschaltung des öffentlichen Telefonnetzes beachten müssen:
Es ist nicht kostenlos – Immer wieder wird das Fax als kostenlos angesehen, aber es ist immer noch ein wesentlicher Bestandteil der Telefonrechnung, es wurde bisher nur nicht aufgeteilt. Während sie darum kämpft, das Fax am Laufen zu halten, muss sich die IT bewusst sein, dass es sich nicht um neue, sondern um neu verpackte Kosten handelt. Für welche Lösung sie sich auch entschieden haben, sie müssen dies berücksichtigen.
Neue Infrastrukturanforderungen – Wenn das öffentliche Telefonnetz ausgeschaltet wird, werden viele Faxgeräte redundant. Die IT steht dann vor der Aufgabe, ein digital geeignetes Update zu finden. Wenn sie den Hardware-Weg beschreiten, könnte dies ein großes Unterfangen sein. Aus diesem Grund bietet die PSTN-Abschaltung die Möglichkeit, die Kosten für die Hardwarewartung zu senken und gleichzeitig die Verwendung von Faxen zu vereinfachen.
Unterschiedliche Sicherheitsherausforderungen – Mit dem zunehmendem Sicherheitsbewusstsein auf der ganzen Welt verstehen Unternehmen die Tatsache, dass der menschliche Faktor häufig die Ursache für viele vorsätzliche oder nicht vorsätzliche Verstöße ist. Viele Menschen machen den Fehler zu glauben, dass das veraltete Fax eine sichere Kommunikationsmethode ist, so dass Faxgeräte ständig vertrauliche Daten senden. Obwohl die eigentliche Zustellungsmethode sicher war, befindet sich die meiste Fax-Hardware im Zentrum eines Großraumbüros, und wie viele Empfänger warten dort auf Faxe? Wichtige Informationen können für einige Zeit offen zugänglich herumliegen. Darüber hinaus kann die Annahme, dass Faxe sicher sind, zu Problemen führen, wenn die Technologie in umfassendere Systeme integriert wird. Viele Unternehmen übersehen, wie Eindringlinge ungesicherte Faxgeräte für den Zugriff auf Unternehmensnetzwerke verwenden können. Wenn Unternehmen in der Post-PSTN-Welt weiterhin Faxe senden möchten, müssen sie sich darüber im Klaren sein, wie sie diese sichern.
Die Migrationsherausforderung – Es gibt häufig keine zentrale Kontrolle über die Verwendung von Faxen innerhalb eines Unternehmens. Aus diesem Grund muss die IT das gesamte Unternehmen auf die Verwendung von Faxen prüfen, bevor eine PSTN-Abschaltung durchgeführt wird. Unternehmen müssen sich auf einen Mangel an Verständnis und Wissen vorbereiten. In einem Unternehmen führte die unternehmensweite Anfrage nach der Protokollierung von Faxgeräten bei der IT dazu, dass viele am Wochenende im IT-Center zurückgelassen wurden, ohne Angabe, woher sie gekommen waren oder wie oft sie benutzt worden waren.
„IT-Manager sind möglicherweise in der Lage, hybride Umgebungen zu erstellen, um sowohl die Cloud-nativen als auch ältere Anwendungen zu unterstützen, die die Unternehmen benötigen, um intuitive Kundenerfahrungen zu bieten. Wenn sie zu kurz kommen, kann dies an einem Mangel an spezifischem Funktionswissen zur Unterstützung der Migration von veralteten Nicht-IT-Infrastrukturen liegen, beispielsweise am kritischen Verständnis komplexer Kommunikationsnetzwerke.
Was sie beachten müssen, ist, dass es immer noch einen Platz für alte Ansätze gibt, wenn es keinen angemessenen Ersatz gibt. Das Fax ist eine von ihnen“, fuhr Wilson fort.
Das Fax als notwendiges Vermächtnis zu betrachten, bedeutet jedoch, eine wichtige Integrationsmöglichkeit zu verpassen. Der Aufstieg des digitalen Cloud-Fax bietet Unternehmen eine Best-of-Both-Worlds-Lösung – eine faxbasierte Kommunikationsmethode, die in die neuesten digitalen Technologien, einschließlich E-Mails, integriert ist.
Anstatt sich auf eine Telefonleitung zu verlassen, verwendet das digitale Cloud-Fax jedes mit dem Internet verbundene Gerät (PC, Tablet oder Mobiltelefon) für das Versenden und Empfangen von Faxen. Es überträgt E-Mails mit Faxe als Anhänge entweder an physische Faxgeräte oder andere digitale Faxdienste (z. B. mobile Apps). Die Dokumentation wird vor dem Senden verschlüsselt und bleibt durch die Verarbeitung und Übertragung geschützt. Dadurch ist sie sicherer als bei Standard-E-Mails. Indem Faxe direkt auf Geräten gelesen (und digital archiviert) werden können, können Fixkosten wie die Hardwarewartung und Druckkosten reduziert werden, und es ist auch keine dedizierte Faxnummer mehr erforderlich.
„Dies bedeutet auch, dass die Faxanforderungen eines Unternehmens auf die vorhandene IT-Infrastruktur und das vorhandene Netzwerk migriert werden können. Dieselben Cloud-Server, die E-Mails unterstützen, können für die Bereitstellung digitaler Cloud-Faxe verwendet werden. Auf diese Weise können die IT-Abteilungen kostspielige Neuinvestitionen in neue Hardware vermeiden und sich darauf konzentrieren, die Faxbenutzer zu prüfen und dann alternativ die entsprechenden digitalen Cloud-Faxlösungen bereitzustellen“, schlussfolgert Wilson.
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