El trabajo de oficina en la mayoría de las empresas de Alemania y Austria sigue siendo en papel. Este es el resultado de un reciente estudio encargado por Kyocera Document Solutions. Según los empleados de oficina encuestados, la introducción de soluciones de archivo digital podría ahorrar hasta dos horas de trabajo al día.
Las impresiones o el papel siguen siendo una parte integral de la vida laboral cotidiana en la mayoría de las empresas de Alemania y Austria. Aunque el 44% ha elaborado o ya ha puesto en práctica una estrategia de digitalización, el 56% se encuentra todavía en las primeras fases de aplicación; en casi una de cada cuatro empresas ni siquiera se habla de la oficina sin papel.
Este es el resultado de una encuesta en la web realizada por Statista en nombre de Kyocera Document Solutions. En julio de 2020, se preguntó a 1.441 empleados de oficina de empresas medianas (de 20 a 500 estaciones de trabajo con PC) sobre el estado de sus procesos de documentación. El resultado:
Los empleados están más satisfechos con las soluciones digitales
En general, la recepción, el envío y el almacenamiento de documentos e información en las oficinas de Alemania y Austria se realiza principalmente en papel. Casi uno de cada cuatro encuestados (22%) declaró que recibía documentos principalmente o incluso exclusivamente en papel.
Esto es sorprendente: Los empleados de oficina que transmiten documentos principalmente en forma digital están mucho más satisfechos con los flujos de trabajo asociados, como la búsqueda, la aprobación o el archivado, que los que procesan documentos en forma analógica. Además, el grado de digitalización está relacionado con el tamaño de la empresa: Cuanto más grande es una empresa, más probable es que los documentos ya estén siendo procesados o archivados digitalmente. En las empresas más pequeñas, sin embargo, el papel sigue siendo común.
Dos horas al día para la gestión de documentos
Por lo tanto, cuatro de cada diez encuestados desearían ver herramientas o soluciones que hagan más eficiente la búsqueda o el archivo de documentos. Según los participantes en el estudio, el tiempo que se puede ahorrar con estas soluciones es de una a dos horas al día (41%). Alrededor de una cuarta parte de los encuestados que desearían soluciones para un trabajo más eficiente podrían incluso ahorrar más de dos horas al día, según sus propias declaraciones.
Pascal Seifert, Director de Marketing de Kyocera Document Solutions: "El estudio muestra que las pequeñas y medianas empresas en particular tienen una gran necesidad de optimizar sus procesos documentales. Esto nos confirma en nuestra estrategia de producto: con el gestor de flujos de trabajo de Kyocera, no sólo ofrecemos una solución de gestión de documentos ideal para las pequeñas y medianas empresas, sino también una amplia cartera de productos y servicios para hacer más inteligentes los procesos empresariales".
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