La comptabilité en Europe passe au numérique. À partir du 27 novembre 2020, les administrations publiques et les autorités fédérales n'accepteront plus que les factures de plus de 1 000 euros au format numérique XRechnungs-Format ou, à défaut, au format ZUGFeRD 2.1.1 (fichier PDF avec fichier XRechnung-XML intégré). Un fichier PDF standard ou même une facture imprimée ne suffit plus ici.
Des enquêtes ont montré que de nombreuses entreprises ne sont pas encore passées à l'envoi d'une Xinvoice numérique. La raison : si des solutions pour la création de factures X sont proposées par le fournisseur d'ERP, elles sont souvent coûteuses, compliquées et longues à mettre en œuvre. En outre, les entreprises ne doivent généralement pas convertir toutes les factures, mais seulement celles qui sont envoyées à une autorité fédérale. Canon propose des solutions de création, de validation, d'envoi, de réception et d'archivage de factures X rapides, efficaces et abordables.
Des solutions pour toutes les tailles d'entreprises
Les solutions XInvoicing de Canon sont évolutives, ce qui les rend adaptées aux petites et moyennes entreprises ainsi qu'aux grandes entreprises.
La petite solution XInvoice de Canon est une solution prête à l'emploi qui peut être rapidement adaptée aux besoins du client. Avantage : avec cette variante, le client a également la possibilité de gérer tous les documents et informations de son entreprise, de les archiver en toute sécurité, de créer ses propres flux de travail et bien plus encore.
La grande solution Canon XInvoice est conçue comme un intergiciel et offre des interfaces avec un ou plusieurs systèmes ERP et bases de données. Les informations des factures sortantes du système ERP du client sont transférées, validées, les informations manquantes sont ajoutées pour créer une Xinvoice et les champs sont convertis conformément aux spécifications de la Xinvoice. La facture validée est ensuite automatiquement transmise par e-mail ou directement au portail fédéral correspondant. Il en va de même pour les factures entrantes au format XRechnungs-Format.
XRechnung - juste une tendance ?
Les entreprises ayant des clients du secteur public doivent modifier leur flux de travail en conséquence et en temps utile afin de continuer à garantir un processus de facturation sans problème. "Comme la nouvelle norme apporte de nombreux avantages, la conversion deviendra également de plus en plus intéressante pour toutes les autres entreprises du secteur B2B et s'imposera tôt ou tard". prévoit Patrick Bischoff, directeur du marketing des solutions documentaires chez Canon Allemagne. "Cela ne vaut pas seulement pour l'Allemagne, mais pour tout l'espace économique européen", poursuit M. Bischoff.
Par rapport au papier, les documents sous forme numérique peuvent être traités, envoyés ou archivés de manière plus efficace et plus sûre. Mais les factures reçues sous forme de fichiers PDF sont encore souvent imprimées, vérifiées, numérisées à nouveau et ensuite archivées. Dans l'administration publique, cette charge de travail doit maintenant être réduite au minimum dans le cadre de la numérisation progressive et un système uniforme de traitement des factures doit être mis en place.
Le XRechnung - le nouveau format de facture numérique
Le nouveau XRechnung est un enregistrement de données structuré, lisible par machine, au format XML, dans lequel toutes les données sont indexées de manière unique. Tous les éléments essentiels de la facture tels que le numéro de facture, l'adresse ou le taux d'imposition peuvent ainsi être lus directement, identifiés sans aucun doute et traités dans toute l'Europe. Deux ans après que la Commission européenne a décidé de passer à la facturation électronique, ce règlement entre maintenant en vigueur au niveau fédéral et sera initialement mis en œuvre dans les administrations et les autorités publiques. Le passage à la XRechnung sera ensuite progressivement introduit dans les États fédéraux.
Convertissez en toute sécurité à XInvoice avec Canon
Comme tous les éléments de la facture sont indexés et automatiquement lisibles dans le nouveau format numérique, le traitement des factures est considérablement accéléré. La vérifiabilité des données est également facilitée, les sources d'erreur peuvent être détectées plus rapidement et l'archivage est simplifié. En outre, le flux de trésorerie est amélioré car toutes les données de paiement peuvent être directement transférées et traitées.