Les jeunes pousses veulent se développer - et leurs structures grandissent avec elles. Cela s'applique également et surtout à la comptabilité et au contrôle de gestion. La société munichoise aboutwater fait confiance à Diamant Software - et profite de plus de possibilités et de rapidité.
La passion de l'eau, c'est l'eau : de l'eau douce provenant de systèmes d'eau de table de haute qualité, de l'eau agréablement refroidie des fontaines à eau, aux filtres pour une eau potable sûre en déplacement. Les experts en eau ont commencé au début de 2018, et le duo fondateur est maintenant devenu une équipe de dix membres. La boutique en ligne aboutwater24 a été rejointe par les "produits stationnaires" (tels que les systèmes d'eau de table) et le spécialiste du café Avendi. Outre l'eau et le café, il existe une troisième passion : la croissance. Qu'il s'agisse de nouveaux produits, de nouvelles marques ou même d'entreprises. Là, la soif n'est certainement pas encore étanchée. Et c'est également là qu'apparaît le désir d'un système de comptabilité propre comprenant un logiciel de comptabilité.
Des possibilités croissantes d'optimisation des processus et des structures
Comme de nombreuses start-ups, la société munichoise a d'abord fait appel à un conseiller fiscal. Une solution limitée - surtout en ce qui concerne le grand nombre de réservations, les exigences plus étendues en matière de rapports quotidiens et les possibilités d'extension. Il était donc nécessaire de créer une structure de comptabilité à l'épreuve du temps. Car c'est là que se décide le succès ou l'échec de l'entreprise. Une étape clé de ce processus a été la création d'un responsable de la comptabilité séparée : René Kühn est à bord depuis environ un an. Son activité quotidienne est la comptabilité. Son défi consiste à optimiser les structures et les processus - y compris :
- Numérisation : du papier au travail mobile
- Gain de temps, notamment grâce à la réservation automatisée
- Intégration cohérente du système de gestion des marchandises, boutique en ligne,
Comptabilité et contrôle de gestion
- Des rapports actualisés et la transparence en appuyant sur un bouton pour la gestion
Minimiser les risques de manière modulaire
Ces exigences ont également été les principaux critères de sélection des logiciels. Pour ce faire, une solution modulaire était nécessaire : Cela permettrait aux entreprises à croissance rapide de mettre en place des systèmes comptables professionnels à un stade précoce sans devenir trop onéreuses ou devoir supporter des coûts internes élevés. La structure modulaire a été un critère de décision important - pour Diamant/2020 de Diamant Software.
De la réception de factures numériques au bureau sans papier
Le reçu de facture numérique est un "must have" pour une boutique en ligne. Dans le cadre de Diamant 2020, aboutwater a commencé par un livre de reçus de factures électroniques. Le grand avantage : "Grâce à l'application d'approbation, nous pouvons désormais approuver les factures depuis chez nous ou depuis n'importe où et ne sommes plus liés au bureau", explique René Kühn, chef du département comptabilité, tout en gardant à l'esprit la prochaine étape d'expansion : "Le stockage à l'épreuve des audits dans le nuage sera pour nous une étape importante sur la voie du bureau sans papier". Concrètement, les documents sont stockés dans un centre de données allemand certifié et conservés pendant la période de conservation légalement requise.
Une intégration harmonieuse
L'intégration du système de gestion des marchandises dans le logiciel de comptabilité fonctionne bien. Le voyage se poursuit ici aussi : avec la connexion directe de la boutique en ligne à tous les principaux fournisseurs de paiement électronique. Diamant/2020 dispose déjà d'interfaces standard avec tous les principaux fournisseurs - tels que PayPal pour les paiements par carte de crédit et les virements bancaires instantanés ou Klarna pour les achats sur compte. D'autres services de paiement peuvent être intégrés facilement et rapidement.
Dernier point, mais non des moindres : le système de reporting offre désormais des évaluations mensuelles par simple pression d'un bouton et donc une transparence considérablement accrue pour la direction de l'entreprise.
"Je peux travailler beaucoup plus efficacement et rapidement".
Pour choisir Diamant/2020 comme nouveau logiciel de comptabilité et de contrôle de gestion, la start-up innovante s'est finalement appuyée sur des "preuves" : "J'ai presque toujours travaillé avec Diamant Software - pendant 14 ans. Ensuite, je sais simplement ce que la solution peut faire et surtout qu'elle fonctionne", résume René Kühn. Cela fait maintenant six mois qu'il travaille sur le dernier album de Diamant à aboutwater. Qu'est-ce qui s'est amélioré depuis lors ? "Le diamant est très fort. Je peux travailler beaucoup plus efficacement et rapidement et gagner beaucoup de temps auparavant. Le meilleur exemple est le travail quotidien dans les opérations de paiement automatique : au lieu de deux heures, il se fait maintenant en cinq minutes.
www.diamant-software.de