La contabilità in Europa sta diventando digitale. A partire dal 27 novembre 2020, le amministrazioni pubbliche e le autorità federali accetteranno le fatture superiori a 1.000 solo in formato digitale XRechnungs-Format o in alternativa in formato ZUGFeRD 2.1.1 (file PDF con file XRechnung-XML integrato). Un file PDF standard o anche una fattura stampata non è più sufficiente.
I sondaggi hanno dimostrato che molte aziende non hanno ancora effettuato il passaggio all'invio di una Xinvoice digitale. Il motivo: se le soluzioni per la creazione di X-fatture vengono offerte tramite il provider ERP, queste sono spesso costose, complicate e lunghe da implementare. Inoltre, in genere le aziende non devono convertire tutte le fatture, ma solo quelle inviate a un'autorità federale. Canon offre soluzioni per la creazione, la convalida, l'invio, la ricezione e l'archiviazione di X-fatture che sono veloci, efficaci e convenienti.
Soluzioni per aziende di qualsiasi dimensione
Le soluzioni XInvoicing di Canon sono scalabili e sono quindi adatte sia per le piccole e medie imprese che per le grandi imprese.
La piccola soluzione XInvoice di Canon è una soluzione pronta all'uso che può essere rapidamente adattata alle esigenze dei clienti. Vantaggio: con questa variante il cliente ha anche la possibilità di gestire tutti i documenti e le informazioni della sua azienda, di archiviarli in modo sicuro, di creare i propri flussi di lavoro e molto altro ancora.
La grande soluzione Canon XInvoice è progettata come soluzione middleware e offre interfacce per uno o più sistemi ERP e database. Le informazioni della fattura in uscita dal sistema ERP del cliente vengono trasferite, convalidate, le informazioni mancanti vengono aggiunte per creare una Xinvoice e i campi vengono convertiti secondo le specifiche Xinvoice. La fattura convalidata viene poi inoltrata automaticamente per e-mail o direttamente al corrispondente portale federale. Lo stesso può essere implementato anche con le fatture in arrivo in formato XRechnungs-Format.
XRechnung - solo una tendenza?
Le aziende con clienti del settore pubblico devono modificare il loro flusso di lavoro in modo tempestivo per continuare a garantire un processo di fatturazione senza problemi. "Poiché il nuovo standard porta molti vantaggi, la conversione diventerà sempre più interessante anche per tutte le altre aziende del settore B2B e prima o poi si affermerà". prevede Patrick Bischoff, Direttore Marketing Document Solutions di Canon Germania. "Questo vale non solo per la Germania, ma per l'intero spazio economico europeo", continua Bischoff.
Rispetto alla carta, i documenti in formato digitale possono essere elaborati, inviati o archiviati in modo più efficiente e sicuro. Ma le fatture ricevute come file PDF spesso vengono ancora stampate, controllate, digitalizzate e poi archiviate. Nella pubblica amministrazione, questo carico di lavoro deve ora essere ridotto al minimo nel corso della progressiva digitalizzazione e si deve stabilire un sistema uniforme per l'elaborazione delle fatture.
La XRechnung - il nuovo formato di fattura digitale
Il nuovo XRechnung è un record di dati strutturato e leggibile a macchina in formato XML, in cui tutti i dati sono indicizzati in modo univoco. Tutti i componenti essenziali della fattura, come il numero di fattura, l'indirizzo o l'aliquota fiscale, possono quindi essere letti direttamente, identificati al di là di ogni dubbio ed elaborati in tutta Europa. Due anni dopo che la Commissione UE ha deciso di passare alla fatturazione elettronica, questo regolamento sta entrando in vigore a livello federale e sarà inizialmente applicato nelle amministrazioni pubbliche e nelle autorità. Il passaggio alla XRechnung sarà poi introdotto gradualmente nei Länder federali.
Convertire in modo sicuro in XInvoice con Canon
Poiché tutti i componenti della fattura sono indicizzati e leggibili automaticamente nel nuovo formato digitale, l'elaborazione delle fatture viene notevolmente accelerata. Anche la verificabilità dei dati è resa più semplice, le fonti di errore possono essere rilevate più rapidamente e l'archiviazione è semplificata. Inoltre, il flusso di cassa è migliorato perché tutti i dati di pagamento possono essere trasferiti ed elaborati direttamente.