Le start-up vogliono crescere - e le loro strutture crescono con loro. Ciò vale anche e soprattutto per la contabilità e il controlling. L'azienda di Monaco di Baviera aboutwater si affida a Diamant Software - e trae profitto da maggiori possibilità e velocità.
La passione di aboutwater è l'acqua: dall'acqua dolce proveniente da sistemi di acqua da tavola di alta qualità, all'acqua piacevolmente raffreddata dai refrigeratori, ai filtri per l'acqua potabile sicura in movimento. Gli esperti dell'acqua hanno iniziato all'inizio del 2018, e il duo fondatore è ora cresciuto fino a diventare un team di dieci membri. Al negozio online aboutwater24 si sono aggiunti "prodotti stazionari" (come i sistemi di acqua da tavola) e lo specialista del caffè Avendi. Oltre all'acqua e al caffè, c'è una terza passione: la crescita. Che si tratti di nuovi prodotti, di altri marchi o addirittura di aziende. Lì la sete non è certamente ancora placata. Ed è anche qui che nasce il desiderio di un sistema di contabilità proprio, che comprenda un software di contabilità.
Crescenti possibilità di ottimizzazione dei processi e delle strutture
Come molte start-up, l'azienda di Monaco di Baviera si è inizialmente affidata a un consulente fiscale. Una soluzione finita - soprattutto per quanto riguarda l'elevato numero di prenotazioni, i requisiti più estesi per i rapporti giornalieri e le possibilità di espansione. Era quindi necessario creare una struttura contabile a prova di futuro. Perché è qui che si decide il successo o il fallimento dell'azienda. Un passo fondamentale in questo processo è stata la creazione di un responsabile della contabilità separata: René Kühn è stato a bordo per circa un anno. La sua attività quotidiana è la contabilità. La sua sfida è quella di ottimizzare le strutture e i processi - tra cui:
- Digitalizzazione: via dalla carta - verso il lavoro mobile
- Risparmio di tempo, soprattutto grazie alla prenotazione automatica
- Coerente integrazione del sistema di gestione della merce, negozio online,
Contabilità e controllo
- Rapporti aggiornati e trasparenza con la semplice pressione di un pulsante per la gestione
Ridurre al minimo i rischi in modo modulare
Questi requisiti sono stati anche i criteri principali per la selezione del software. A tal fine era necessaria una soluzione modulare: Ciò consentirebbe alle aziende in rapida crescita di creare sistemi contabili professionali in una fase iniziale senza diventare eccessivamente costosi o dover sostenere elevati costi interni. La struttura modulare è stato un importante criterio di decisione - per Diamant/2020 di Diamant Software.
Dalla ricezione della fattura digitale all'ufficio senza carta
La ricevuta della fattura digitale è un "must have" per un negozio online. In relazione a Diamant 2020, aboutwater ha iniziato con un libro di ricevute per le fatture elettroniche. Il grande vantaggio: "Con l'app di approvazione possiamo ora approvare le fatture da casa o da qualsiasi luogo e non sono più legate all'ufficio", spiega René Kühn, responsabile del reparto contabilità, mentre ha già in mente la prossima fase di espansione: "La conservazione a prova di revisione nel cloud sarà per noi una pietra miliare sulla strada verso l'ufficio senza carta". In concreto, i documenti vengono conservati in un centro dati tedesco certificato e conservati per il periodo di conservazione previsto dalla legge.
Integrazione fluida
L'integrazione del sistema di gestione delle merci nel software di contabilità funziona senza problemi. Il viaggio continua anche qui: con il collegamento diretto dello shop online a tutti i principali provider di e-payment. Diamant/2020 dispone già di interfacce standard per tutti i principali fornitori - come PayPal per i pagamenti con carta di credito e i bonifici bancari istantanei o Klarna per l'acquisto in conto corrente. Ulteriori servizi di pagamento possono essere integrati in modo semplice e veloce.
Ultimo ma non meno importante: il sistema di reporting offre ora valutazioni mensili con la semplice pressione di un pulsante e quindi una trasparenza notevolmente maggiore per la gestione aziendale.
"Posso lavorare in modo molto più efficace e veloce".
Quando ha deciso di scegliere Diamant/2020 come nuovo software per la contabilità e il controllo, l'innovativa start-up si è alla fine affidata al "collaudato": "Ho quasi sempre lavorato con Diamant Software - per 14 anni. Allora so semplicemente cosa può fare la soluzione e soprattutto che funziona", riassume René Kühn. Per un buon semestre ha lavorato con l'ultima uscita di Diamant a aboutwater. Cosa è migliorato da allora? "Il diamante corre molto forte. Posso lavorare in modo molto più efficace e veloce e risparmiare molto tempo prima. L'esempio migliore è il lavoro quotidiano nel traffico automatico dei pagamenti: invece di due ore, ora si svolge in cinque minuti.
www.diamant-software.de