Wie sich IT-Dienstleister Constaff auf die Umsetzung der neuen Rechtslage vorbereitet
Nach Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes am 2. Juli 2023 suchen derzeit noch viele Unternehmen nach einer passenden Lösung. Selbst Betriebe, die bereits ein Hinweisgebersystem als Teil ihrer internen Unternehmenskultur und -ethik umgesetzt hatten, stellen nun teilweise fest, dass dieses nach dem neuen Gesetz nicht mehr rechtskonform ist. So erging es auch dem IT-Dienstleister Constaff, der bisher eine Inhouse-Lösung nutzte. Thomas Möller, Legal Clerk bei Constaff, berichtet, wie der Umstieg auf eine externe, webbasierte Whistleblower Software gelang – und warum Mitarbeitende sowie HR damit gleichermaßen zufrieden sind.
Die Constaff GmbH ist ein branchenübergreifender IT-Dienstleister mit Spezialisierung auf die Besetzung und Durchführung digitaler Zukunftsprojekte in allen Bereichen der IT. Als OpenBook-Anbieter steht sie für Transparenz, Partnerschaftlichkeit und faire Vertragsbedingungen für alle Seiten. Mit mehr als 250 Kolleginnen und Kollegen und einem jährlichen Umsatzwachstum von mehr als 30 Prozent gehört Constaff mittlerweile zu den Top 15 der führenden Anbieter von IT Workforce Services in Deutschland.
Gründe für ein webbasiertes Hinweisgebersystem
Schon aufgrund seines Geschäftsmodells haben die Sicherheit der Mitarbeitenden und Transparenz in allen Bereichen für Constaff einen hohen Stellenwert. Daher bot das Unternehmen schon lange die Möglichkeit, Fälle von möglichem Fehlverhalten oder Verbesserungsvorschläge über ein anonymes Feedback- Tool an die Geschäftsleitung heranzutragen. Constaff entschloss sich lange vor der Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie zunächst für eine Inhouse Lösung, die auch lange Zeit erfolgreich im Einsatz war. Jedoch wollte Constaff seinen Mitarbeitenden eine Option anbieten, noch einfacher und über eine unabhängige Stelle mit der Geschäftsführung in Kontakt zu treten. Außerdem war die ursprüngliche interne Lösung nur in deutscher Sprache und exklusiv für interne Mitarbeitende von Constaff verfügbar. Mit der Umsetzung der neuen EU-Gesetzgebung in nationales Recht entspricht die hauseigene Lösung somit nicht mehr allen „Best Practices“ aus dem Hinweisgeberschutzgesetz.
Zudem erfüllte die Inhouse-Lösung die Anforderungen in Sachen Barrierefreiheit nicht vollumfänglich, erinnert sich Thomas Möller, juristischer Mitarbeiter (Legal Clerk) bei Constaff. Dies betraf insbesondere Kunden, die vom Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) betroffen sind. Dieses verpflichtet sie zur Implementierung eines barrierefreien Beschwerdesystems für umwelt- und menschenrechtsbezogene Verstöße entlang ihrer Lieferketten. Als Teil der Lieferkette seiner Kunden trifft diese Verpflichtung damit mittelbar auch Constaff.
Inhouse-Lösung vs. externer Kanal
Eine Erweiterung der bestehenden Lösung wäre relativ aufwendig gewesen – aufwendiger als die Einführung einer neuen, externen, webbasierten Lösung, wie sich im Auswahlprozess zeigen sollte: „Wir befürchteten zunächst, dass es ein großer Aufwand werden könnte, ein rechtssicheres Meldesystem zu finden, zu implementieren und zu betreiben“, so Möller. Aber die einfache und intuitive Bedienbarkeit sowohl für Constaff als Bereitsteller als auch für die meldenden Personen hätte diese Befürchtungen rasch ausgeräumt. So fiel die Entscheidung schnell auf das Hinweisgebersystem von Whistleblower Software. „Dazu haben auch die unbürokratische Abwicklung sowie der blitzschnelle und kompetente Kundenservice beigetragen“, sagt Möller. Wichtig war Constaff darüber hinaus, dass die gewählte Lösung den gewünschten Funktionsumfang vollständig abbilden konnte. Neben der einfachen Zugänglichkeit und Barrierefreiheit mussten alle gängigen Sprachen der Geschäftspartner abgedeckt werden – und mit Blick auf die Zukunftsfähigkeit noch einiges mehr. „Derzeit übererfüllt Whistleblower Software die rechtlichen Rahmenbedingungen, sodass wir auch im Falle neuer Regelungsvorhaben gut auf mögliche Anforderungen vorbereitet sind“, so Möller.
Einfache Implementierung
Im Gegensatz zu einer Erweiterung des Inhouse-Tools war auch die Einrichtung der webbasierten Lösung sehr einfach und intuitiv. „Bereits in der Demoversion konnten wir alle Einstellungen so vornehmen, wie wir sie dann auch in der finalen Variante haben wollten. So kam es, dass wir bei unserem Setup-Meeting mit dem Team von Whistleblower Software nur noch einen kurzen Überblick über die weitergehenden Funktionen benötigten“, berichtet Thomas Möller von Constaff. „Es war äußerst angenehm, dass man sich in der Demoversion auch ohne Support direkt zurechtfinden konnte.“ Schon nach einer Stunde war die Whistleblower-Seite online.
Benutzerfreundlichkeit
Auch in Sachen Benutzerfreundlichkeit sei das Hinweisgebertool von Whistleblower Software dem Inhouse-Tool von Constaff überlegen: „Es macht jetzt richtig Spaß, die Bausteine für die Formulare zu konfigurieren, weil es – wie beinahe alles an der neuen Lösung – intuitiv und selbsterklärend ist“, betont Thomas Möller. „Außerdem schätzen wir die Möglichkeit, dass im Einzelfall ohne Zusatzkosten Bearbeiter zu einzelnen Meldungen hinzugezogen und mehrere Formulare mit verschiedenen Links erstellt werden können.“ Zusätzlich schaffe die Möglichkeit, den Bearbeiter einer Meldung auf Seiten von Constaff noch vor dem Absenden einer Meldung auszuwählen, Vertrauen bei den Mitarbeitenden.
Sicherheit hat Priorität
Für Constaff war aber nicht zuletzt auch die Sicherheit der Anwendung ein ausschlaggebendes Entscheidungskriterium. Da es sich bei Meldungen um hochsensible Informationen handeln kann, stellt Constaff neben strengen Datenschutzanforderungen auch hohe Ansprüche an die IT-Sicherheit. Sowohl die Informationen selbst als auch personenbezogene Daten der meldenden Person müssen absolut sicher sein. Eine zertifizierte Datensicherheitsstrategie wie bei Whistleblower Software war daher Grundvoraussetzung für den Einsatz. „Wir waren schnell davon überzeugt, dass Whistleblower Software die potenzielle Tragweite und Sensibilität der Thematik bewusst ist und das Unternehmen die geeigneten Schritte unternimmt, um Vertrauen zu wahren.“
Ein rechtssicheres Hinweisgebersystem schafft Vertrauen
Constaff ist zuversichtlich, mit der Einführung von Whistleblower Software als externe Lösung die bisherigen Hemmschwellen bei der Nutzung beseitigen zu können. Zudem ist das Feedback von Kunden in Bezug auf Constaffs Anstrengungen im Bereich Whistleblowing-Compliance durchweg positiv und macht das Unternehmen mehr denn je zu einem attraktiven Geschäftspartner. Tatsächlich fragten inzwischen immer mehr Kunden gezielt ab, ob ein Whistleblower-System bestünde, verrät Möller.
Seine Erfahrung zeigt: Die Entwicklung einer eigenen Lösung spart meist weder Zeit noch Kosten. Oft ist eine rechtssichere webbasierte Anwendung wie Whistleblower Software die einfacher zu implementierende und zudem zukunftssicherere Alternative. Wichtig dabei ist allerdings, bei der Auswahl auf die ISO 27001-Zertifizierung zu achten und sicherzugehen, dass das System alle im Einzelfall notwendigen Sicherheitsanforderungen erfüllt.
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