Um das steigende Volumen von jährlich mehr als 6’000 Rechnungen am Hauptsitz in Grenchen ohne Ressourcenaufstockung zu verarbeiten und um verstärkter auf Qualität statt Quantität setzen zu können, bedurfte es neuer Wege.
Mit digitalen Workflows Prozesse vereinfachen
Die Ypsotec AG mit Sitz in Grenchen entstand aus der 1916 gegründeten Decolletage AG und hat eine lange und traditionsreiche Vergangenheit im Langdrehen. Das Unternehmen produziert CNC-Drehteile und -Fräskomponenten an seinen Standorten in der Schweiz und der Tschechischen Republik.
Die Verarbeitung von Kreditorenrechnungen stellt viele Firmen heute vor eine grosse Herausforderung, weil die Steuerung solcher Prozesse immer komplexer wird. So auch bei der Ypsotec AG. Rechnungen wurden erst erfasst, nachdem sie intern genehmigt wurden – eine solide Liquiditätsplanung war somit nur schwer möglich. Eine neue Lösung war gefragt.
Zielsetzung
Minimierung von Fehlern durch Digitalisierung des Vertrags- und Rechnungsmanagements
Zentrale Vorerfassung von Rechnungen für standortunabhängige Arbeiten in der Schweiz und Tschechien.
Einbindung des ERP Systems Abacus
Herausforderungen
Weniger Papierrechnungen, kürzere Vorlaufzeiten und mehr Transparenz
Zugang für alle Prozessverantwortlichen, standortunabhängig
Keine manuelle Ablage und Archivierung mehr.
Kompatibilität mit ERP Abacus
Vorteile
Weniger Papierrechnungen, kürzere Vorlaufzeiten und mehr Transparenz
Zugang für alle Prozessverantwortlichen und keine manuelle Ablage und Archivierung mehr. Kompatibel mit ERP Abacus
Um das steigende Rechnungsvolumen ohne Ressourcenaufstockung zu verarbeiten, bedurfte es neuer Wege. Es wurde nach einer Lösung gesucht, die die Prozesse der Ypsotec AG wesentlich verschlankt, weniger fehleranfällig ist und volle Transparenz über den Status und Verbleib der Rechnung gewährleistet.
Mehr Effizienz, Transparenz und Kontrolle der internen Prozesse
Die Ypsotec AG hat sich in einem Evaluierungsprozess für Canon entschieden, da die Dokumenten-Management-Lösung Therefore™ mit IRIS Xtract die erforderliche Flexibilität mitbringt, den perspektivischen Digitalisierungsweg sehr gut unterstützt und für künftige Projekte einfach erweitert werden kann.
In einem ersten Schritt wurde das Vertragsmanagement für Kunden- und Lieferantenverträge eingeführt. Die erfolgreiche Implementierung von Therefore™ vereinfacht das Managen von Laufzeitverträgen mit Lieferanten und Kunden. Therefore ™ stellt sicher, dass alle Kundenverträge von den erforderlichen Stellen freigegeben werden.
Autorisierte Mitarbeitende haben jederzeit die Möglichkeit, den Status und die Laufzeit von Verträgen einzusehen und werden bei anfallenden Änderungen automatisch daran erinnert. Somit sind alle Verträge an einem Ort abgelegt und die Verantwortlichkeiten klar geregelt.
80% der Rechnungen werden digital verarbeitet
In einem nächsten Schritt wurde der Kreditorenworkflow am Hauptsitz in Grenchen abgebildet, mit der Absicht, nach erfolgreicher Einführung diesen auch in der Tochterfirma am Standort in Tschechien zu implementieren. Ein wichtiger Aspekt war hierbei, die Freigabeprozesse zu vereinfachen und transparenter zu gestalten. Die Anforderung an Canon, mit einer Lösung zu arbeiten, die eine Schnittstelle zum ERP System Abacus ermöglicht, wurde im Sinne des Kunden umgesetzt. Im Workflow stehen so zum Beispiel die aus Abacus abgelegten Bestellungen zur Rechnungsprüfung bereit. Nach erfolgter Freigabe werden die Rechnungen automatisch in Abacus verbucht.
